Kako pisati pisma: 6 komponenti uvjerljivog pisma

<

Elektronska korespondencija uvijek je bila i ostaje glavni način komunikacije u poslovnom svijetu. Ispravno napisano pismo znači pola uspjeha. Ali takva pisma ne mogu sve učiniti. Ponekad, čitajući pismo s poslovnim prijedlogom, nije posve jasno što točno žele ponuditi, kakve će vam koristi od toga dobiti i zašto trošite svoje vrijeme na čitanje i razumijevanje ovog pisma.

Sposobnost pisanja ispravnih, uvjerljivih pisama dolazi s praksom. I to je dobro, kada se akumulirano iskustvo dijeli, dopuštajući time drugim ljudima da ne zakorače na isti rake. Jeffrey James, autor Business Words for Business Topics Experts, nudi svoj jednostavan sustav pisanja pisama u 6 koraka.


Autorska prava Shutterstock

1. Uvijek budite jasni o onome o čemu ćete pisati.

Glavna svrha pisma je da primatelj donese određenu odluku. Stoga, prije nego što počnete pisati, ponovno se zapitajte što točno želite od primatelja? Koju odluku treba donijeti nakon što pročita vaše pismo?

U ovom slučaju, nesigurnost je vaš zakleti neprijatelj. Što je vaš cilj jasniji, to će vaše pismo biti uvjerljivije.

2. Započnite pismo s vašim mišljenjem.

Vaš zaključak je izjava o odluci koju primatelj mora poduzeti, na temelju sadržaja vašeg pisma.

U školi su nas učili da uvijek počinjemo s unosom. U slučaju pisanja uvjerljivih pisama, ova tvrdnja je netočna. U poslovnom svijetu svatko je prezauzet da bi procijenio vaše književne sposobnosti. Stoga se odmah morate posvetiti poslu.

Na primjer, želite dobiti dopuštenje od vaših nadređenih za instaliranje teretane u jednoj od prostorija vaše tvrtke.

krivo:

„Jim
Kao što znate, odsutnost zaposlenika u ovom trenutku je glavni problem, koji ima prilično snažan financijski utjecaj i na našu tvrtku i na druge tvrtke u našoj industriji ... blah blah blah ... Dakle, trebali bismo razmotriti dodjelu novca za raspored teretane u glavnom uredu naše tvrtke. "

ispraviti:

„Jim
Želim da odobrite instalaciju teretane u našem uredu. "

3. Podijelite svoje argumente na nekoliko lako probavljivih odlomaka.

Da bi argumente u prilog svojoj ideji lako pročitali i razumjeli, podijelite ih u nekoliko odlomaka.

pogrešno

“Prema nedavnom izvješću vlade, grupe za fizičku aktivnost su izuzetno važne, iako samo nekoliko tvrtki pokazuje svoju predanost poticanju takvih zaposlenika. Mnoge tvrtke definiraju takve grupe kao podcijenjenu imovinu, ali nemaju plan za uvođenje takvih grupa u ovu industriju, iako je fitness usko povezan s korporativnim i osobnim uspjehom. Vjerujem da ako ne uvedemo takve fizičke grupe u našu tvrtku, ostajemo daleko iza konkurenata. ”

ispravno

"Teretana u uredu omogućit će:
- smanjiti izostajanje s posla
- povećati ukupnu produktivnost "

4. Podržite svaki argument s dokazima.

Ako napišete pismo koje se sastoji od čvrstih argumenata, ono se može shvatiti kao čvrsto osobno mišljenje i ništa više. Svaki argument treba dokazati. Kako drugačije shvatiti da to stvarno djeluje?

pogrešno

„Teretana u uredu bila bi prava odluka, jer bi ljudi radije otišli na posao, a ne bi ostali kod kuće. To će također pomoći u smanjenju ukupne učestalosti u uredu.

ispravno

- Smanjuje izostajanje s posla. Prema istraživanju koje je proveo Nacionalni institut za zdravlje među 1.000 tvrtki koje imaju gimnazije u uredima, izostanci s posla u tim tvrtkama su 20% niži nego u tvrtkama koje nemaju takvu opremu.

5. Ponovite svoj zaključak kao poziv na akciju.

Na kraju pisma ponovite svoj zaključak na samom početku. Tek sada kao poziv na određenu akciju. Tako ćete primatelja primiti na određeni zaključak, koji on mora napraviti nakon što pročitate vaše pismo. Ova žalba mora biti jednostavna i specifična.

pogrešno

"Bit ćemo vrlo zahvalni ako podržite ovaj projekt."

ispravno

"Ako odgovorite na ovo pismo potvrdno, odmah ću pokrenuti proces."

6. Navedite korist u retku predmeta

Predmet u pismu je gotovo najvažniji dio. Budući da bi trebao gledati prema naprijed na glavni predmet pisma i prilagoditi primatelja na način koji želite. I zato je trebate popuniti na posljednjem mjestu nakon što ste napisali sve argumente i dokaze koji podržavaju vaš glavni zaključak.

U idealnom slučaju, predmet pisma trebao bi riješiti dva važna zadatka: trebao bi zanimati primatelja tako da on otvori i pročita pismo; i to mora biti zaključak koji želite prenijeti primatelju.

U većini slučajeva, najbolji način za ostvarivanje oba zadatka odjednom je pisati o prednostima koje se mogu dobiti od donošenja odluke koju želite.

pogrešno

"Utjecaj na zdravlje zaposlenika programa na opremu teretana u uredima"

ispravno

"Kako možemo smanjiti izostajanje s posla?"

Pitam se vaše mišljenje. Kako biste reagirali na obje opcije i koja pravila slijedite prilikom pisanja tih pisama?

<

Popularni Postovi