Kako brzo riješiti probleme u radu?

<

Jeste li ikada primijetili koliko dragocjeno vrijeme u vašem omiljenom poslu trošite samo na prebacivanje s jednog komunikacijskog uređaja na drugi? Slika dana, poznata svakom menadžeru: Skype u jednoj ruci, ICQ u drugom, deset preplavljenih poštanskih sandučića, telefon balansira na ramenu ... Čini se da je sve to uobičajena trivijalnost, ali ako ozbiljno razmišljate o tome koliko pozornosti uzimaju, ona postaje nekako nije samostalno. Želite li svoj dan provesti mirno i učinkovito? Pokušajte prenijeti sve svoje komunikacije na jedan centralizirani sustav - na primjer, na Megaplan.

Uzmite trenutne zadatke u Megaplanu i razgovarajte o njima samo tamo. Pokušajte smanjiti komunikaciju putem e-pošte, Skype-a i telefona - u početku će to biti neobično, ali to možete podnijeti! Ta će odluka odmah početi donositi rezultate, odluke će postati sustavnije i bit će mnogo brže. Zakažite redovne sastanke, periodična izvješća i motivacijske sastanke. Magic Megaplan omogućit će vama i vašim zaposlenicima da u što je moguće većoj mjeri uronite u posao, a da vas ne ometaju nepotrebni poticaji.


Na primjer, ovako možete organizirati komunikaciju s predstavnicima reklamnih agencija: bez dodatnih pisama i poziva. Sve informacije o sastancima i planovima, kao i datoteke i dokumenti pohranjuju se u zadatke i projekte. Ništa nije izgubljeno, ništa nije zaboravljeno, tijek rasprave i odluke uvijek su vidljivi. Sve je postavljeno na police.

S Megaplanom će sve biti u drugom pristupu, pri ruci, na vidljivom mjestu. A ti ništa ne rizikuješ! Ako vam Megaplan još uvijek ne odgovara, sve informacije će ostati u vašoj pristigloj pošti, kao da radite istu stvar na isti način, putem e-pošte. Ne morate čitati 50 komentara da biste razumjeli što je već učinjeno na projektu i što preostaje biti. Nabavite kontrolni popis i popis kontrolnih točaka za zadatak, a zatim označite izvršenje sljedeće faze, brišući odgovarajuću stavku s ovog popisa. Vrijeme koje se štedi na čitanju brojnih komentara od deset s, troši se na ugodnije stvari.

Razmotrite poseban primjer: kako Megaplan izravno koriste sami zaposlenici tvrtke, posebno odjel marketinga.

Svakog petka održavamo sastanke na kojima voditelji odjela raspravljaju i dogovaraju se o zadacima za sljedeći tjedan. U ponedjeljak ujutro, za svakog menadžera uz pomoć periodičnog obrasca, projektu „Tjedno planiranje odjela“ dodijeljen je zadatak „Planiranje za tjedan N“, gdje su svi suradnici svi zaposlenici, a revizor je direktor tvrtke. Megaplan to sve radi automatski.

Voditelj odjela sastavlja popis zadataka, raščlanjenih prema zaposlenicima, za svaki zadatak kreira se kontrolni popis. Kako su zadaci završeni, članovi osoblja ih brišu s popisa za provjeru. Rasprava, uređivanja i pojašnjenja provode se u komentarima na problem. Na sljedećem sastanku u petak, menadžer razmatra status svih zadataka i raspravlja o njima s osobljem, nakon čega je zadatak zatvoren. Jednostavno je!

Koja je prednost ovog pristupa: uvijek se možete sjetiti što se dogodilo u odjelu u određenom tjednu. To je osobito korisno za sastavljanje tromjesečnih izvješća, na primjer, kada je prošlo mnogo vremena i teško je vratiti tijek događaja. Popis podzadataka "Tjedno planiranje" pokazuje koliko je slučajeva zatvoreno iz kontrolnog popisa za svaki tjedan, što daje grafički prikaz rasta ili smanjenja radne učinkovitosti (čak i bez korištenja modula izvješća). I, naravno, s tim pristupom, nikakav zadatak neće biti izgubljen, a zaposlenik nikada neće odbaciti da nešto "nije u planu" i stoga je nešto zaboravio.

A kako bi se olakšalo “prijelazno razdoblje”, stvorite pravilo: “Ono što nije dodano Megaplanu ne postoji”. Tada možete realno procijeniti količinu svakodnevnih zadataka, pregledati svoje poslovanje iz ptičje perspektive i ići još više.

<

Popularni Postovi