Microsoft Word Tajne pojednostaviti i ubrzati svoj rad

<

Dopunite svoje znanje o programu Microsoft Word da biste brzo i jednostavno iskoristili mogućnosti uređivača teksta.

Istinski interes čitatelja Pc-članaka za članak o 10 funkcija Microsoft Worda, koje su korisne za korištenje u svom radu, jasno je ukazalo na to da temu treba razvijati. Pa, nastavimo.

1. Zamijenite zadani font.

Vaše osobne postavke i korporativni standardi rada zahtijevaju da koristite određeni font određene veličine, na primjer Arial, 14 pt. Šteta je, naravno, da Word ne pogađa o tome i nudi ispis Calibri, 11 pt. Stoga mijenjate font i opet za svaki novi dokument. Potrebno je nekoliko sekundi, a na ljestvici proteklih godina - sati. Možda je vrijeme da se s tim jednom i zauvijek pozabavimo?

Odredite font i njegovu veličinu, koji će se koristiti prema zadanim postavkama u svim novim datotekama.

Idite na karticu “Home”, aktivirajte dijaloški okvir “Font”, postavite željene vrijednosti i kliknite gumb “Default” koji se nalazi u donjem lijevom kutu. Bit ćete upitani želite li spremiti promjene za trenutnu datoteku ili sve dokumente. Slobodno se smirite za drugi.

Spremite trenutni font i njegovu veličinu za sve nove dokumente

2. Koristite bazu sinonima

Naravno, znanstveni priručnici u točnim disciplinama i pravnim dokumentima sa strogim rječnikom ne toleriraju zamjenu termina. Ali u polu-poslovnom i svakodnevnom pismu sasvim je prihvatljivo (ili jednostavno nužno) koristiti različite riječi sličnog značenja. Tako će vaš tekst izgubiti monotoniju, poboljšati čitljivost, dobiti boju i općenito vas staviti u najbolje svjetlo. Međutim, što ako vokabular nije toliko velik ili glava odbija misliti? Puzite beskrajno u pregledniku radi pomoći?

Ugrađeni tezaurus riječi pomoći će vam bez ikakvih poteškoća da pokupite sinonim.

Pronađite često ponavljanu riječ i kliknite je pomoću tipke Alt. Na desnoj strani zaslona pojavit će se prozor s informacijama, ispod ćete pronaći rječnik sinonima.

Sinonimi ugovora - ugovora i ugovora.

3. Brzo pomaknite stavke popisa

Nije tajna da popisni i numerirani popisi olakšavaju percepciju informacija. Oko prianja uz njihove odvojene komponente i prenosi rastavljenu strukturu u naš mozak, što olakšava pamćenje. Zato se oglašavanje, prezentacije, izvješća i životni planovi često temelje na načelu popisa. Sve je dobro, ali ne žele svi komunicirati s njima prvenstveno zbog neugodnosti oblikovanja. Poseban slučaj je kretanje linija međusobno, što obično ide uz pratnju kontinuiranog kopiranja. Dosta nasilja na C i V.

Kombinacija Alt + Shift + ↑ (↓) pomaknut će trenutni element u određenom smjeru.

Međutim, ove vruće tipke rade i za paragrafe. Možete komadati tekstove čak i između stavki popisa.

Pomaknite stavku između stavki popisa

4. Koristite neprekinute prostore

Računovođe i ekonomisti imaju zlatno pravilo: nule i drugi brojevi iz velikih iznosa ne smiju se širiti različitim linijama. Otprilike ista postavka je sa sekretaricama, u čijem mišljenju inicijali ne bi smjeli padati s imena. Ali Riječ se ne muči s tuđim profesionalnim navikama, a bez trunke savjesti razdvaja nerazdvojivo. I ovdje mnoge nezrele ženske psihe počinju propadati. Gomile opscenosti se obraćaju administratoru sustava (suprugu, klijentu, Gatesu), nakon čega se prostori jednostavno uklanjaju, te s njima, čini se, problemi. "Nagrada" samozavaravanja je promiskuitet i grubost.

Neprekidni prostori sprječavaju razdvajanje linija u određenom mjestu za veću čitljivost. Pritisnite Shift + Ctrl + Space da biste umetnuli neprekinuti prostor.

Neprekinuti prostori korisni su za stavljanje kratica (npr., Itd.) Između brojeva i mjernih jedinica (npr. 100 kg), između posebnih znakova i brojeva koji se odnose na njih (na primjer, br. 55). U načinu prikaza znakova koji nisu ispisani, neprekinuti prostor prikazan je kao krug.

Iznad je prikazan tekst s uobičajenim prostorima, a ispod - s nerazdvojnim

5. Koristite kodove polja

Nastavljamo temu magije elektroničkih papira i virtualnog novca. Iskusni radnik u financijskom sektoru u svom radu koristi prilagođena polja. Koriste se kao rezervirana mjesta za varijabilne podatke u datoteci predloška.

Rad s kodovima polja može vam se činiti malo neprikladnim, ali uz odgovarajuće vještine u tipičnim dokumentima, i dalje je korisno. Dovoljno je napraviti malu izmjenu standardnog ugovora o uslugama, ažurirati polja i ne morate ponovno pisati hrpu teksta.

Na primjer, koristeći kodove polja, lako je prevesti šest znamenki (šteta je tako malo) brojeva u zapisu. Ova uobičajena praksa izbjegava nesporazume ako vaš partner želi dodati nekoliko brojeva već tiskanom dokumentu. Drugi uobičajeni slučaj je datum umetanja dokumenta.

Kombinacija Alt + F9 prebacuje prikaz kodova polja i njihovih vrijednosti.

Idite na karticu “Insert”, pronađite “Express Blocks” i kliknite na “Field”. Iako možete učiniti i lakše: pritisnite Ctrl + F9. Kada se pojave vitičaste zagrade, unesite naredbu = 989152 * CardText unutra. Urednik će odrediti navedeni broj kao "devetsto osamdeset devet tisuća sto pedeset i dva".

S poljima, njihovim kodovima i ključevima, možete stvoriti mnogo složenije stvari. Upoznajte ovaj moćan alat, a automatizacija vašeg rada će se značajno proširiti.

Radi jasnoće, polja su označena sivim okvirom. Ali to nije vidljivo prilikom ispisa dokumenta.

6. Postavite lozinku za otvaranje dokumenta.

Neovlašteni pristup vašem računalu, izbrisivom memorijskom pogonu ili pohrani u oblaku može biti poprilično lupkanje po živcima i novčaniku. Pa, zločinac je provalio u banku, ali još uvijek mora otvoriti ćeliju. Pokušajte, draga moja, 128-bitna AES enkripcija, koju, usput rečeno, američka vlada koristi za zaštitu državnih tajni. To je razina sigurnosti koju Word nudi svojim korisnicima.

Zapamtite, nećete moći vratiti izgubljenu zaporku. Jednostavno takva mogućnost ne postoji.

Idite na karticu “File”, pomaknite se dolje na “Details”, kliknite na “Protect Document” gumb i odaberite “Encrypt with password”. Sadrži najviše 255 znakova. Da biste uklonili zaštitu, otvorite dokument i jednostavno izbrišite lozinku na istom mjestu.

Unos lozinke morat će se ponoviti dva puta.

7. Ograničite svoje promjene.

Događa se da nečije čišćenje stana pretvara vaš urođeni kaos u izvanzemaljski nekontrolirani poredak. Isti nejasni osjećaj zahvalnosti nastaje kada netko pokuša raditi na svom besprijekornom savršenom tekstu. Što učiniti ako ne možete u potpunosti lozinka-još? Dopustite “dobročinitelju” da gleda, ali ne dodiruje, ograničavajući uvođenje promjena.

Ograničenje formatiranja omogućuje vam da unesete samo izmjene koje odredite ili aktivirate način "Samo za čitanje".

Idite na karticu "Datoteka", pomaknite se dolje na "Detalji", kliknite na gumb "Zaštiti dokument" i odaberite "Ograniči uređivanje". Možete zabraniti neke stilove, odrediti dijelove teksta i korisnike na kojima zabrane neće djelovati, kao i odrediti vrste dogovorenih promjena.

Prozor s postavkama može se pomicati i povećavati radi veće udobnosti.

8. Koristite AutoCorrect

Smrtonosna, podcijenjena, rijetko korištena funkcija Worda, koja iz nekog razloga izbjegava korisnike stolnih računalnih sustava. To je vrlo čudno, ali ti isti ljudi ne predstavljaju svoj život bez automatske zamjene na mobitelu. Što se mene tiče, uzrok nesporazuma je banalno neznanje, jer su postavke skrivene u đavlu na kuličkama.

Zašto ti to treba? Često se događa da posjedujete metodu slijepog ispisa, ali vaši prsti odbijaju ispravno upisati neki red slova u određenim riječima. Najzloglasnije slučajeve treba predvidjeti u auto-izmjeni. Također je korisno, na primjer, smanjiti pravopis svog prezimena i inicijala na tri slova. Trite, ali štedi vrijeme.

Uz pomoć AutoCorrecta, lako je skratiti pravopis složenih riječi, fraza, pa čak i rečenica na samo nekoliko znakova. Drugi koristan aspekt je ispravljanje vaših osobnih tipičnih pogrešaka i pogrešaka pri upisu.

Idite na karticu “File”, otvorite “Parametri”, odaberite “Spelling” i kliknite na “AutoCorrect Parameters”. Ispunite okvire "Zamijeni" i "Uključeno". Gotovo je. Brzina ispisa bi trebala rasti.

Izbornik AutoCorrect sadrži znatan broj dodatnih parametara.

9. Čuvajte sigurnosnu kopiju dokumenta.

Vjerojatno postoji nekoliko ožiljaka na vašem srcu, primljenih nakon naglog nestanka struje ili slučajnog vađenja prijenosnog pogona. Takvi slučajevi prisiljavaju korisnike na kupnju jedinica za neprekidno napajanje i skraćivanje intervala automatskog spremanja datoteka. No, tu je i treći redak za zaštitu vaših dokumenata - stvaranje sigurnosne kopije, koja će biti korisna tijekom obnavljanja podataka nakon nepredviđenih problema.

Sigurnosne kopije datoteka mogu se koristiti ne samo za vraćanje oštećenih datoteka, već i kao arhiva prethodnih verzija dokumenta.

Idite na karticu "Datoteka", pogledajte "Parametri", prebacite se na stavku "Napredno" i pronađite blok "Spremanje". Ovdje je skrivena opcija „Uvijek spremi sigurnosnu kopiju“.

Sigurnosna kopija sprema samo zadnje stanje spremljenog dokumenta, ali ne sadrži promjene među njima.

Sigurnosna kopija aktivirana za sve datoteke

10. Prilagodite stranice "repova"

Siguran sam da ćete naići i na neposlušne tekstove, čiji se "repovi" zlobno prelaze s jedne stranice na drugu. I ne želim ispisivati ​​dvije stranice umjesto jedne! Borba za uštedu ide na sve fronte: linije su uklonjene, razmak između slova je smanjen, polja su izrezana. No, hitne mjere ne daju uvijek rezultate, a ako to i čine, po cijenu puno vremena. I sve zato što korisnici ne znaju za funkciju "Izreži na stranicu".

Značajka smanjivanja na stranicu pokušava sažeti tekst za jednu stranicu zbog neznatnog smanjenja veličine i razmaka teksta.

Idite na postavke na vrpci prečaca, odaberite "Ostale naredbe", prebacite prikazani izbornik na "Sve naredbe", zatim okrenite popis na naredbu "Izreži na stranicu" i prenesite ga u desni prozor. Sada samo jedan klik odvaja "rep" od rezanja.

Funkciju nije lako pronaći u bogatoj listi.

Raspravljane funkcije najvjerojatnije su prisutne u Wordu 2007/2010 i sigurno u izdanju 2013. Preporučujem nadogradnju na najnoviju verziju uređivača teksta, ako to već niste učinili.

<

Popularni Postovi