Učinkovito upravljanje datotekama

<

Mnogi su, možda, bili u situaciji da se potrebna dokumentacija mora dugo tražiti, i upravo ste se sjetili da ste je spremali, ali se ne sjećate gdje. Kako bismo dodatno izbjegli takve situacije, dat ćemo vam nekoliko savjeta koji će vam pomoći u organiziranju datoteka.

Nemojte spremati nepotrebne dokumente.
Navika čuvanja svih dolaznih dokumenata u ovom slučaju je loša pomoćnica. Veliki broj datoteka pridonosi zbunjenosti u mapama, te također komplicira pretraživanje u njima. Provedite nekoliko sekundi da se upoznate s datotekom i odlučite trebate li je ili ne.

Budite dosljedni u imenima mapa i datoteka.
Koristite kratka ali razumljiva imena. Ako je potrebno, upotrijebite datum i broj verzije dokumenta. Ono što je najvažnije, pridržavajte se istog načela pri davanju imena mapama i datotekama.

Čuvajte zajedničke dokumente (bez obzira na vrstu)
Primjerice, Wordovi dokumenti, prezentacije i tablice povezane s jednim projektom bolje se pohranjuju u jednu zajedničku mapu od svakog dokumenta u zasebnoj mapi. Tako će ih biti mnogo lakše pronaći.

Završeno je odvajanje trenutnog rada od posla.
Pohranite dokumente za trenutni projekt u jednu mapu. Nakon završetka, premjestite ih u srednje mape, od kojih se periodično (tjedan, 2 tjedna, mjesec) prebacuju u arhivu obavljenog posla.

Nemojte prepunjavati mape
Ako ste u glavnoj mapi skupili mnogo datoteka (toliko ih morate koristiti), stvorite podmape i distribuirajte ih preko njih.

Upotrijebite pretraživanje
Neki resursi za pretraživanje nude vlastiti softver za pretraživanje datoteka na lokalnom računalu.

Izradite sigurnosnu kopiju datoteka
Svi to dobro znaju, ali rijetko je koriste.

Za organiziranje datoteka koristite metodu "Tickler"
"Tickler" (poznat i kao metoda "43 mape") sastoji se od stvaranja 12 mapa prema broju mjeseci u godini, unutar kojih se mape dodaju brojem radnih dana u mjesecu. Tako ćete imati jednu mapu za svaki dan, u kojoj ćete prenijeti sve potrebne datoteke. Ako rad nije dovršen prije kraja dana, svi dokumenti se premještaju u mapu sljedećeg dana.

Naravno, ne postoje univerzalni savjeti i preporuke koje bi svima odgovarale. Koristite one koji zadovoljavaju vaše potrebe i zahtjeve.

putem Upravljanje dokumentima ... i Vaše vrijeme

<

Popularni Postovi