Tajne poslovne korespondencije putem e-pošte

<

Predstavljamo vam članak Artema Turoveta o sustavu organiziranja poslovne korespondencije. Ovo nije skup "super metoda za poboljšanje produktivnosti", a ne predavanje o e-mail marketingu. Artyom će samo podijeliti iskustvo svoje tvrtke, gdje su pokušali postaviti rad s e-mailom kako bi svatko bio ugodan.

Što je e-pošta? U modernom poslovnom svijetu to je:

  • Tvoje lice. Upravo putem e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
  • Vaš radni alat. Dosta komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Dakle, dobro posjedovanje ovaj alat, možete uvelike olakšati svoj život.
  • Moćna distrakcija. Vanjski svijet te pokušava dobiti, odvratiti i odvesti na pogrešan način putem e-pošte.

Iz tih pozicija i pogled na rad s e-mail. Počnimo s jednostavnim.

Pisanje pisma

Koristim klijent e-pošte za Mozilla Thunderbird pa ću vam reći njegovim primjerom. Napravite novo slovo i spustite se s popisa polja.

Za koga. Kopiraj. Skrivena kopija

Možda netko ne zna, ali "To" u Mozilli može se promijeniti u "Copy" ili "Bcc".

  • Za : pišemo glavnog primatelja ili nekoliko primatelja odvojenih točka-zarezom.
  • Cc : Pišemo onoga tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
  • Tajna kopija : pišemo onoga tko bi se trebao upoznati s tim pismom, ali mora ostati nepoznat ostalim primateljima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovna slanja poslovnih pisama, na primjer, obavijesti.

Pogrešno je navesti primatelje na popisu masovne pošte putem polja "Kopiraj" ili "Za". Nekoliko puta godišnje primam pisma u kojima je 50-90 primatelja navedeno u polju “Kopiraj”. Postoji kršenje privatnosti. Ne moraju svi primatelji znati tko još radi na sličnoj temi. Pa, ako su upoznati jedni s drugima. A ako je popis konkurentnih tvrtki koje su nepoznate jedna o drugoj? U najmanju ruku, čovjek mora biti spreman za suvišna objašnjenja, a najviše - prestati surađivati ​​s jednim od njih. Nemoj biti tako.

Ispravno pošaljite masovno slanje na svoje ime i stavite sve primatelje u polje "Skrivena kopija".

Naslov slova

Važnost teme pisma često se piše (ponekad i razumno) u korporativnim blogovima putem profesionalnih mailing usluga. No, tu se najčešće radi o prodaji pisama, gdje predmet pisma rješava problem “e-mail treba otvoriti”.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem “pismo i njegov autor treba lako prepoznati i zatim pronaći.” Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovora, samo s prefiksima Re: ili Fwd, među kojima ćete morati tražiti pravo slovo na temu.

Dvadeset slova je volumen jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. Ja uopće ne govorim o poduzetnicima i poduzetnicima, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. Dakle, opet: nemojte slati e-poštu s praznom temom .

Dakle, kako formulirati temu pisma?

Mi u našem "Nebu" preporučujemo u vanjskim pismima pisati u predmetu: "Nebo". U unutarnjem - samo sadržaj pisma u tri ili pet riječi bez prefiksa.

Pogreška broj 1 : samo ime tvrtke u subjektu. Na primjer, "Nebo" i sve to. Prvo, sigurno niste dio vaše tvrtke koja komunicira s tom drugom stranom. Drugo, takva tema nema smisla jer se ime vaše tvrtke već može vidjeti s adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaš vlastiti okvir s ovim pristupom korespondenciji? Nešto poput ovoga.

Je li prikladno pretraživati ​​takve teme?

Pogreška broj 2 : vrištanje, prodaja zaglavlja. Sjajno je ako možete napisati takve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu teme poslovnog pisma: ne prodavati, već pružiti identifikaciju i pretraživanje.

pogrešnoispravno
Upravljajte kupovinom sjekire po razumnoj cijeni!Ponuda za dobavu osi
Moramo požuriti provjeriti kamatu! Rodion je na putu!O odobravanju akta pomirenja interesa s Alenom Ivanovnom
UPOZORENJE! Porfiry Petrovich riješio tajnu Raskolnikov, on će riješiti naše problemeKonzultantska ponuda: psihološka dedukcija

"

Tekst pisma

Postoje mnogi vodiči za pisanje tekstova za različite prigode. Na primjer, mnogi korisni za Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugih majstora riječi. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali sveukupni stil pisanja.

U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.

Pitanje pristojnosti . Na početku pisma možete zamagliti u uljudnosti ili čak nježnosti u duhu "Draga moja Rodya, već više od dva mjeseca, kao što vam nisam pisao u pismenom obliku, od čega sam i ja patio, a nisam ni spavala još jednu noć, razmišljajući." Vrlo je pristojan i vrlo skup, kako u smislu sastavljanja takvog uvoda, tako iu smislu vremena sugovornika da ga pročita. Korespondencija nakon svih poslova, sjećaš se? Nije kompozicija epistolarnog žanra za natjecanje, a ne pismo majci Raskolnikovu, već poslovna korespondencija.

Poštujemo vaše vrijeme i primatelja!

Uvesti i podsjetiti na okolnosti datiranja ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkotrajnog sastanka na izložbi. Ako se radi o nastavku suradnje ili aktualnoj korespondenciji, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivan”, u drugom i sljedećem: “Ivan, ...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje tko da kontaktira u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo upućeno trima djevojkama po imenu Anna. Bez ikakve sumnje, napisao sam "Hello Anna" i nisam se upario. Ali, sreća nije uvijek.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja i nemaju isto ime? Možete navesti ime: "Dobar dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Peter Petrovich." Ali potrebno je mnogo vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".

Za sebe, koristim pravilo da zovem po imenu onome tko stoji u polju "To". A onima koji su u kopiji, ne primjenjujte uopće. Ovo pravilo u isto vrijeme omogućuje preciznije određivanje (jednog!) Primatelja pisma i svrhe ovog pisma.

Citiranje . Često je korespondencija lanac pisama s pitanjima i odgovorima - ukratko, dijalog. Smatra se dobrom praksom da ne brišete povijest dopisivanja i da napišete svoj odgovor iznad citiranog teksta kako bi se, vraćajući se na ovu korespondenciju za tjedan dana, lako mogli čitati dijalog od vrha do dna prema datumima silazno.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli postavlja "Postavite pokazivač nakon citiranog teksta." Preporučujem da je promijenite u izborniku “Tools” → “Account Settings” → “Compilation and Addressing”. Mora biti tako.

Svrha pisma . Poslovna pisma su dva tipa:

  • kada jednostavno obavijestimo sugovornika (na primjer, izvješće o obavljenom poslu za mjesec dana);
  • i kada želimo nešto od sugovornika. Na primjer, pristao je na priloženi račun za plaćanje.

U pravilu, ohrabrujuća pisma su mnogo puta više od izvješćivanja. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu u običnom tekstu. Poziv na akciju mora biti popraćen s imenom i posljednjom rečenicom u pismu.

Pogrešno : "Porfirija Petrovića, znam tko je ubio staricu."

Tako je : "Porfirije Petrovich, ubio sam staricu, molimo vas da poduzmete mjere za moje uhićenje, umorne od patnje!".

Zašto bi novinar za vas mislio što učiniti s ovim pismom? Uostalom, on može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam da prilagodite autosubscribe potpis, na primjer, klasični "Regards, ...". U Mozilli, to se radi u izborniku “Alati” → “Postavke računa”.

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je osobna stvar. Ali ako ste nekako povezani s prodajom, svakako napišite. Čak i ako se transakcija ne odvija po rezultatima komunikacije, u budućnosti će vas lako pronaći kontakti s potpisa.

Konačno, još jedno obilježje tijela pisama za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovoriti na vaša pisma. Odredite zadanu vrijednost u tekstu slova. Na primjer, "Porfiry Petrovich, ako ne dođeš da me uhitiš do 12:00 u petak, onda se smatram amnestiran." Naravno, vremensko ograničenje mora biti stvarno (nije potrebno slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primatelj mora fizički moći pročitati i odlučiti o vašem pismu. Takva "šutnja" oslobađa vas odgovornosti za neodgovor sugovornika. Kao i uvijek, pristup ovom čipu treba pristupiti mudro. Ako osoba pravodobno i redovito odgovara na vaša pisma, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo naprezati ili dovesti do odluke da se ne odgovori na pismo upravo sada, ali da vas čeka čekanje u petak.

priloge

Pisma su često s privicima: biografije, komercijalni prijedlozi, procjene, grafike, skeniranje dokumenata - vrlo zgodan alat i istovremeno popularne pogreške.

Pogreška : ogromna veličina privitka. Često dolaze slova s ​​veličinom privitka do 20 MB. U pravilu, to su skeniranje nekih dokumenata u TIFF formatu, s razlučivošću od 600 dpi. Program za poštu dopisnika gotovo će se sigurno zamrznuti na nekoliko minuta u uzaludnom pokušaju da preuzme pregled ovog privitka. I Bog zabranio primatelju da pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Osobno odmah brišem takva pisma. Ne želite li vaše pismo u košari prije čitanja? Provjerite veličinu privitka. Preporučuje se da ne bude više od 3 MB.

Što učiniti ako premašite?

  • Pokušajte rekonfigurirati skener u drugi format i razlučivost. Na primjer, u PDF-u i 300 dpi dobivaju se prilično čitljiva skeniranja.
  • Razmislite o programima kao što su WinRar ili 7zip. Neke datoteke su dobro komprimirane.
  • Što učiniti ako je privitak ogroman i ne može se komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza teži 900 MB. U pomoć će doći oblak za pohranu informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju velike priloge u veze za pohranu u oblaku. Ali ja više volim upravljati podacima pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju s Mail.ru.

Još jedna ne baš očita preporuka o vezanosti je njihovo ime . Ona mora biti razumljiva i prihvatljiva primatelju. Jednom smo bili u tvrtki koja je pripremala komercijalnu ponudu koja je upućena ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od upravitelja s projektom KP-a na odobrenje, au prilogu je datoteka pod nazivom "Za Fedi.docx". Dijalog sličan ovome održan je s upraviteljem koji mi je poslao ovo:

- Dragi upravitelju, jeste li vi osobno spremni pristupiti toj cijenjenoj osobi i imenovati je na Fjodorovo lice?

- Nekako, ne, draga osoba, zove se po patronimskom imenu.

- Zašto ste priložili privitak "Za Fedija"? Ako ga odmah pošaljem, misliš li da će kupiti naše sjekire za ovu kontrolu?

"Namjeravala sam ga kasnije preimenovati ..."

Zašto pripremiti vremensku bombu - neuspjeh potencijalnog klijenta - ili stvoriti dodatni posao preimenovanja datoteke? Zašto ne biste odmah naveli privitak ispravno: "Za Fyodora Mikhailovich.docx" ili još bolje - "Kp_Nebo_Topory.docx".

Dakle, s porukom e-pošte kao "lice" više ili manje izdvojiti. Prijeđimo na razmatranje e-pošte kao alata za učinkovit rad i razgovaramo o njegovoj komponenti koja ometa.

Rad s pismima

E-pošta je moćna zabava. Kao i kod bilo kojeg ometanja, treba se boriti poštom pooštravanjem pravila i provedbom rasporeda.

U najmanju ruku, morate onemogućiti SVE obavijesti o dolasku pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom i treptat će ikonom pored sata i prikazati pregled slova. Jednom riječju, učinit će sve da vas odvoje od napornog rada, a onda vas uroniti u ponor nepročitanih pisama i neželjenih poruka - minus sat ili dva života.

Netko snažna volja omogućuje vam da vas ne ometaju obavijesti, a obični ljudi bolje ne iskušavaju sudbinu i isključuju ih. U Mozillli Thunderbird to se radi putem izbornika "Alati" → "Postavke" → "Osnovni" → "Kada se pojave nove poruke."

Ako nema obavijesti, kako shvatiti da je pismo stiglo?

Vrlo jednostavno. Vi sami, svjesno, odvojite vrijeme za analizu pošte, otvaranje klijenta e-pošte i pregled svih nepročitanih poruka. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, za vrijeme ručka i navečer ili tijekom prisilnog prekida rada, primjerice u prometnim gužvama.

Često postavljana pitanja, kako je vrijeme reakcije i hitna pisma? Odgovorim: nemate hitna pisma u pošti. Osim ako radite u odjelu za korisničku podršku (u takvom odjelu postoje vlastita pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skype-a. Tada namjerno idete na mail klijent i obrađujete hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim “Time Drive”) objavljuju standardni odgovor putem e-pošte do 24 sata. To je normalno pravilo dobrog tona - nemojte čekati trenutne odgovore sugovornika putem e-pošte. Ako postoji hitno pismo, o tome obavijestite putem bržih komunikacijskih kanala.

Dakle, onemogućili smo obavijesti i sada omogućavamo klijenta e-pošte u skladu s našim rasporedom.

Što učiniti kad smo otišli na poštu i sudjelovali u aktivnostima nazvanim "parsiranje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Puno sam čuo o sustavu nulte pošte, ali nažalost, nisam upoznao niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam izmisliti svoj vlastiti bicikl. Članci o ovoj temi nalaze se na PC-člancima. Na primjer, "Zero dolazni". U nastavku ću govoriti o sustavu nulte pošte u mojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako GTD gurui budu zabilježeni u komentarima, dopunit će ili poboljšati opisani sustav.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka, a ne arhiva vaših aktivnosti. Stoga pristigla pošta uvijek mora biti prazna. Ako ste preuzeli analizu dolaznih, nemojte se zaustavljati i ne ometati ništa dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s pismima u vašoj pristigloj pošti? Morate proći kroz svako slovo u slijedu i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako ne možete prisiliti da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim učiniti.

  1. Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li na to odgovoriti? Da, to je potrebno, a odgovor će potrajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovoriti.
  2. Potrebno je odgovoriti, ali za pripremu odgovora potrebno je više od tri minute. Ako koristite raspored zadataka koji vam omogućuje pretvoriti e-poštu u zadatak, pretvorite vašu e-poštu u zadatak i zaboravite na nju neko vrijeme. Ja, na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: šaljete mu pismo i on se pretvara u zadatak. Ali ako nemate raspoređivač zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_ Execute".
  3. Nakon brzog odgovora na pismo, pretvarajući ga u zadatak ili jednostavno poznanstvo, morate odlučiti što dalje s ovom porukom: izbrišite je ili pošaljite u neku od mapa za dugoročno pohranjivanje.

Evo nekoliko mapa za dugotrajno pohranjivanje koje imam.

  • 0_ Izvrši. Nemam takvu mapu, ali ako nemate raspored, ponovit ću da možete dodati slova koja zahtijevaju detaljan rad. Ovu mapu također treba redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u posebno dodijeljenom vremenu.
  • 1_Sprav. Ovdje stavljam slova s ​​referentnim informacijama: pozdravna pisma s prijavama s raznih web usluga, ulaznice za predstojeće letove i tako dalje.
  • 2_Proekty. Ovdje se pohranjuje arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, za svaki projekt ili partnera stvorena je zasebna mapa. U mapu partnera dodajem pisma ne samo od njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba", povezanih s ovim partnerom. Vrlo zgodan: ako je potrebno, sve dopisivanje na projektu pri ruci za nekoliko klikova.
  • 3_Muzey. Ovdje odbacujem ona pisma koja mi je žao za brisanje, a koristi od njih nisu očite. Također, mape s zatvorenim projektima iz "2_Projects" migriraju ovdje. Ukratko, prvi kandidati za uklanjanje nalaze se u “Muzeju”.
  • 4_Dokumenty. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, primjerice, postupci usklađivanja od kupaca, ulaznice za dovršene izlete. Mapa ima mnogo zajedničkog s mapama "2_Projects" i "1_Sprav", samo pohranjuje računovodstvene informacije i mapu "2_Projects" - upravljanje. U “4_Dokumenti” - mrtva informacija, te u “2_projektima” - uživo.
  • 5_Znaniya. Ovdje dodajem samo stvarno korisne biltene, kojima se želim vratiti nakon nekog vremena za nadahnuće ili pronalaženje rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta e-pošte koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, default za Thunderbird je označiti poruku kao pročitanu. Radije to radim svjesno, pa odjavite! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Postavke" → "Napredno" → "Čitanje i prikazivanje".

Drugo, koristimo filtre . Ranije sam aktivno primjenjivao filtre koji su automatski prosljeđivali pisma odgovarajućim mapama na adresi pošiljatelja. Primjerice, pisma odvjetnika premještena su u mapu odvjetnika. Odbio je takav pristup iz nekoliko razloga. Prvo: pisma odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu ovog partnera ili projekta. Drugo: Odlučio sam dodati svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će određeno pismo biti pohranjeno te je prikladnije tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u ulaznoj pošti. Sada koristim filtre samo za objavljivanje automatskih redovitih poruka e-pošte iz različitih sustava, odnosno e-poruka koje ne zahtijevaju donošenje odluka. Filtri u programu Mozilla Thunderbird konfigurirani su u izborniku “Alati” → “Filtri za poruke”.

Dakle, uz pravilan pristup, e-pošta bi trebala ići od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini dopisivanja.

Da, i još jedan. Već ste isključili obavijest o dolasku novih pisama? )

<

Popularni Postovi