Kako zaustaviti tijek dolaznih zadataka i uspostaviti red u poslovima

Neki dan, s jednim prijateljem, održan je razgovor na temu upravljanja radom. Postavio je pitanje - “Svaki dan dobivam više zadataka nego što mogu. Broj odgođenih zadataka se povećava i povećava, a kaos se povećava. Kako to zaustaviti? ”Pitanje je relevantno za mnoge. Mnogi su upoznati s osjećajem bespomoćnosti koju osoba osjeća pod naletom dolaznih zadataka i sve većom listom zadataka. Evo 5 koraka za izlazak iz kaosa.

Savjet # 1 - Zaustavi se ...

1. ... preciznije, zaustavite dolazni tok . Kako bi se rastavio radni mehanizam, prvo ga treba zaustaviti. Nećete biti u mogućnosti popraviti zadatke sve dok oni i dalje teče prema vama u torrentu. Tako zaustavite protok. Ne prihvaćajte nove zadatke i napravite stanku. Takvo zaustavljanje ne samo da će vam omogućiti da mirno rastavite trenutni popis obveza, već se i koncentrirate samo na to. Općenito, vijeće broj 1 - prikuplja sve zadatke u jednom popisu i ne prihvaća nove sve dok ne urediš popis. Napomena - popis obveza je “u redu” kada razumijete sve što trebate učiniti, osjetiti određenu količinu kontrole i zadovoljni ste samim sobom. Posljednja točka je najvažnija. Ovo nije šala. Morate povratiti svoj osjećaj zadovoljstva.

I shvatite - svijet se neće raspasti i tvrtka se neće raspasti ako se povučete na nekoliko dana.

2. Procijenite vremenske troškove . Sljedeće što trebate učiniti je procijeniti koliko će trajati svaki zadatak. Ovdje nisu potrebne visoke procjene točnosti. Ocijenite "po oku". Glavna stvar koju možete razumjeti je koliko vremena trebate potrošiti da biste dovršili sve zadatke na popisu. Može se dogoditi da će, prema preliminarnim procjenama, za cijeli popis biti potrebno 2 mjeseca neto radnog vremena. Ako ti zadaci nisu raspodijeljeni na vrijeme, tako da ih zapravo možete dovršiti, popis je apsurdan i zahtijeva optimizaciju.

3. Optimizirajte popis . Nije jednostavna stvar. Iz jednog razloga - za optimizaciju zahtijeva ozbiljnu i kritičku procjenu njihovih poslova.

  • Dajte drugima sve što mogu bez vas. Ima li sumnje? Mislite da možete bolje? Dajte svejedno i stavite podsjetnik kontrole.
  • Grupni zadaci. Uzmite si vremena za obradu pošte i poziva. Radite slične stvari u nizu. To štedi vrijeme.
  • Odvojite sve što se kasnije može učiniti. Čak se i slučajevi povezani s klijentima mogu prenijeti. Samo ga organiziraj. Distribuirajte kontakte kupaca ravnomjernije. Promijenite vremensku crtu gdje se to može učiniti. Oslobodite prostor za manevriranje.
  • Uklonite sve što je izgubilo važnost. Nemilosrdno ubijajte zadatke, čija je svrsishodnost upitna.

4. Obavljajte zadatke u redu . Poredajte popis zadataka od manjih do većih. To znači da na početku postoje najkraći slučajevi. Radite sve stvari koje zahtijevaju manje od 30 do 40 minuta. Napravite ih zaredom dok vam ne ponestane. Zaboravi sve ostalo. Kada završite kratke zadatke, pogledajte popis. Sigurno je već postao stvarniji i možete raditi s njim. Možda čak možete nastaviti primati zadatke. U svakom slučaju, isplanirajte sve preostale zadatke kako biste skoro 100% vjerojatni da ćete ih dovršiti u dogledno vrijeme. I stvorite još jednu vremensku rezervu od 15-20% vremena potrebnog za rješavanje problema. Sada je bolje završiti nego ponoviti.

5. Reci "ne" čvrstom planiranju . Ni u kojem slučaju strogo ne ograničavajte vrijeme i rok za obavljanje poslova. Sada je teško planiranje vaš neprijatelj. Tesko planiranje je ucinkovito u relativno stabilnoj kontrolnoj situaciji. Sada je sve vrlo nesigurno. Tako dajte sebi vremena i dio slobode. Nemojte voziti svoj mozak u okvir. Inače ćete doći odakle ste započeli. Morate mirno, mjerljivo obavljati zadatke s popisa na propisani način. Još jednom - u redu. Nemojte dodirivati ​​zadatak dok ne završite prethodni zadatak. Jedan zadatak u isto vrijeme.

Ono što je najvažnije, razumjeti i prihvatiti činjenicu da si MOŽETE priuštiti da se zaustavi i uredi stvari.

Pet gore navedenih koraka dokazalo je svoju učinkovitost u praksi. Oni su djelotvorni u svrhu “gašenja požara” i “raking otpada”, ali rad mora biti strukturiran tako da se takve situacije ne pojavljuju. Što mislite da trebate učiniti kako ne biste otišli u krajnosti?

<

Popularni Postovi